Cách xác định khoảng cách công nghệ doanh nghiệp

Vì vậy, doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi “công nghệ hiện tại có cũ không?”, mà nên hỏi: công nghệ hiện tại đáp ứng yêu cầu kinh doanh đến đâu, năng lực mục tiêu cần đạt mức nào và phần thiếu nằm ở đâu? Khoảng cách có thể nằm ở thiết bị, phần mềm, dữ liệu, khả năng tích hợp, tự động hóa, nhân lực kỹ thuật hoặc cơ chế quản trị công nghệ.

Khoảng cách công nghệ là chênh lệch giữa hiện trạng và năng lực mục tiêu

Cách xác định cơ bản có thể biểu diễn như sau:

Khoảng cách công nghệ = Năng lực mục tiêu − Năng lực hiện tại

Trong đó, “năng lực” không chỉ là việc doanh nghiệp có hay không có một loại máy móc hoặc phần mềm. Yếu tố cần đo là khả năng thực tế mà hệ thống công nghệ tạo ra.

Ví dụ, doanh nghiệp đã có hệ thống thu thập dữ liệu sản xuất nhưng dữ liệu chỉ được tổng hợp cuối ngày, trong khi mục tiêu vận hành yêu cầu phát hiện bất thường gần thời gian thực. Vấn đề không nằm ở việc “có hệ thống dữ liệu hay chưa”, mà nằm ở khoảng cách giữa khả năng xử lý hiện tại và tốc độ xử lý cần đạt.

Cùng một công nghệ cũng có thể tạo ra khoảng cách khác nhau giữa các doanh nghiệp. Một hệ thống đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp A có thể chưa đủ với doanh nghiệp B nếu B cần sản lượng cao hơn, khả năng truy xuất tốt hơn hoặc mức tự động hóa lớn hơn.

Do đó, ba điều kiện phải được cố định trước khi đo:

·         Phạm vi đánh giá: Dây chuyền, quy trình, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp

·         Trạng thái hiện tại: Năng lực đang vận hành và có bằng chứng đo được

·         Trạng thái mục tiêu: Năng lực cần đạt để đáp ứng mục tiêu kinh doanh trong một thời hạn xác định

Nếu thiếu trạng thái mục tiêu, doanh nghiệp chỉ đang mô tả hiện trạng chứ chưa xác định được khoảng cách công nghệ.

Xác định năng lực mục tiêu trước khi so sánh công nghệ

Năng lực mục tiêu là điểm chuẩn để đo khoảng cách. Điểm chuẩn này nên bắt nguồn từ yêu cầu vận hành và chiến lược kinh doanh thay vì từ xu hướng công nghệ hoặc việc đối thủ đang sử dụng công nghệ nào.

Chẳng hạn, mục tiêu “ứng dụng AI vào sản xuất” chưa đủ cụ thể để đánh giá khoảng cách. Doanh nghiệp cần chuyển mục tiêu đó thành năng lực có thể kiểm chứng, chẳng hạn phát hiện một nhóm lỗi nhất định tự động, rút ngắn thời gian phản hồi hoặc xử lý được lượng dữ liệu cần thiết trong chu kỳ sản xuất.

Một trạng thái mục tiêu thường cần làm rõ các yếu tố:

·         Hiệu suất hoặc chất lượng đầu ra phải đạt

·         Mức tự động hóa cần thiết

·         Khả năng thu thập, kết nối và sử dụng dữ liệu

·         Yêu cầu về độ ổn định, bảo mật hoặc khả năng mở rộng

·         Năng lực nhân sự cần để vận hành và duy trì hệ thống

·         Thời điểm doanh nghiệp cần đạt trạng thái đó

Mốc thời gian đặc biệt quan trọng. Năng lực cần đạt trong 12 tháng có thể khác đáng kể năng lực cần thiết sau ba hoặc năm năm. Nếu không xác định thời hạn, doanh nghiệp dễ đặt mục tiêu quá xa hiện trạng, khiến kết quả đánh giá phản ánh một tham vọng dài hạn thay vì khoảng cách cần xử lý trong kỳ đầu tư hiện tại.

Mục tiêu cũng không nhất thiết phải là mức công nghệ cao nhất có thể đạt được. Nếu một giải pháp ở mức vừa phải đã đáp ứng yêu cầu sản lượng, chất lượng và chi phí, phần năng lực cao hơn nhưng không tạo thêm giá trị kinh doanh không phải là khoảng cách bắt buộc phải lấp đầy.

Đánh giá hiện trạng trên cùng bộ tiêu chí với năng lực mục tiêu

Sau khi xác lập mục tiêu, doanh nghiệp đánh giá năng lực hiện tại bằng chính các tiêu chí dùng cho trạng thái mục tiêu. Đây là điều kiện để phép so sánh có ý nghĩa.

Tùy loại hình doanh nghiệp, bộ tiêu chí có thể bao gồm:

Không nhất thiết mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng toàn bộ các nhóm trên. Bộ tiêu chí cần phản ánh đúng năng lực mục tiêu đã xác định.

Quan trọng hơn, hiện trạng nên được chấm dựa trên bằng chứng vận hành thay vì cảm nhận của người đánh giá. Với một dây chuyền sản xuất, bằng chứng có thể là thời gian dừng máy, sản lượng, tỷ lệ lỗi, tốc độ chu kỳ hoặc mức tự động hóa thực tế. Với hệ thống dữ liệu, bằng chứng có thể là tỷ lệ dữ liệu được thu tự động, độ trễ, mức tích hợp hoặc số công đoạn còn nhập liệu thủ công.

Một thiết bị mới nhưng chỉ khai thác được một phần chức năng có thể tạo ra năng lực thực tế thấp hơn một thiết bị cũ được tích hợp và vận hành tốt. Vì vậy, tuổi đời tài sản không phải thước đo trực tiếp của khoảng cách công nghệ.

Lượng hóa khoảng cách công nghệ bằng thang điểm và trọng số

Khi các tiêu chí không có cùng đơn vị vật lý, doanh nghiệp có thể quy đổi chúng về một thang điểm chung, chẳng hạn từ 1 đến 5. Điều quan trọng không phải chọn thang 5 hay 10 điểm mà là phải định nghĩa rõ từng mức và sử dụng nhất quán cho cả hiện trạng lẫn mục tiêu.

Với tiêu chí (i):

Gapᵢ = Targetᵢ − Currentᵢ

Nếu chỉ quan tâm đến phần năng lực còn thiếu, có thể sử dụng:

Gapᵢ = max(0, Targetᵢ − Currentᵢ)

Điểm 0 nghĩa là năng lực hiện tại đã đáp ứng hoặc vượt mức mục tiêu. Điểm càng lớn cho thấy phần năng lực cần bổ sung càng nhiều trên tiêu chí đó.

Tuy nhiên, các tiêu chí thường không quan trọng như nhau. Doanh nghiệp có thể gán trọng số theo mức ảnh hưởng tới mục tiêu kinh doanh:

Khoảng cách có trọng sốᵢ = Gapᵢ × Trọng sốᵢ

Ví dụ một doanh nghiệp đánh giá năng lực phục vụ mục tiêu giám sát sản xuất theo thời gian gần thực:

Kết quả cho thấy khoảng cách tổng hợp là 1,95 điểm trên thang 5 theo bộ trọng số đã lựa chọn. Quan trọng hơn con số tổng là cấu trúc của khoảng cách: tích hợp hệ thống tạo ra phần thiếu lớn nhất, tiếp theo là thu thập và phân tích dữ liệu.

Doanh nghiệp không nên tự động diễn giải 1,95/5 thành “thiếu 39% công nghệ” nếu thang điểm không được thiết kế như một thang tỷ lệ. Điểm đánh giá chủ yếu có tác dụng so sánh các tiêu chí và theo dõi sự thay đổi qua các kỳ đánh giá.

Không nên đồng nhất khoảng cách công nghệ với thiếu máy móc hoặc phần mềm

Một sai lệch thường gặp là lập danh sách công nghệ doanh nghiệp chưa sở hữu rồi coi toàn bộ danh sách đó là khoảng cách công nghệ. Cách này bỏ qua mối quan hệ giữa công nghệ và năng lực cần đạt.

Khoảng cách thực tế có thể xuất hiện dù doanh nghiệp đã mua công nghệ cần thiết. Ví dụ, phần mềm đã triển khai nhưng dữ liệu đầu vào không đủ chất lượng; máy có khả năng kết nối nhưng chưa tích hợp với hệ thống quản lý; dây chuyền có chức năng tự động nhưng nhân sự vẫn vận hành bằng chế độ thủ công. Trong những trường hợp đó, mua thêm thiết bị chưa chắc làm giảm khoảng cách.

Ngược lại, doanh nghiệp có thể không sở hữu một công nghệ mới nhưng cũng không tồn tại khoảng cách đáng xử lý nếu năng lực hiện tại vẫn đáp ứng đầy đủ mục tiêu.

Vì thế, khi phát hiện một gap, cần xác định nguyên nhân nằm ở đâu:

·         Thiếu chức năng công nghệ

·         Công suất hoặc hiệu năng không đủ

·         Hệ thống không tích hợp được với nhau

·         Dữ liệu không đủ hoặc không đáng tin cậy

·         Quy trình chưa được chuẩn hóa để công nghệ phát huy tác dụng

·         Nhân sự chưa có năng lực sử dụng hoặc duy trì hệ thống

·         Cơ chế quản trị làm hạn chế khả năng khai thác công nghệ

Việc xác định đúng nguyên nhân quyết định biện pháp khắc phục. Một khoảng cách về năng lực không mặc nhiên dẫn đến giải pháp mua công nghệ mới.

Ưu tiên khoảng cách theo tác động kinh doanh và khả năng xử lý

Sau khi lượng hóa gap, doanh nghiệp vẫn cần một bước riêng để quyết định khoảng cách nào được xử lý trước. Gap lớn nhất không nhất thiết là ưu tiên đầu tư cao nhất.

Một khoảng cách nhỏ nhưng trực tiếp ảnh hưởng đến an toàn, chất lượng sản phẩm hoặc một điểm nghẽn sản xuất quan trọng có thể cần xử lý sớm hơn một khoảng cách lớn ở chức năng ít ảnh hưởng.

Có thể đánh giá từng gap theo bốn biến:

1.    Mức độ thiếu hụt: Chênh lệch giữa hiện trạng và mục tiêu lớn đến đâu

2.    Tác động: Gap ảnh hưởng thế nào đến doanh thu, chi phí, năng suất, chất lượng, rủi ro hoặc khả năng thực hiện chiến lược

3.    Tính cấp thiết: Khi nào năng lực mục tiêu phải có

4.    Nỗ lực khắc phục: Chi phí, thời gian, nhân sự, độ phức tạp và rủi ro triển khai

Từ đó, doanh nghiệp có thể chia kết quả thành các nhóm như gap cần xử lý ngay, gap cần đưa vào lộ trình trung hạn và gap có thể chấp nhận trong giai đoạn hiện tại.

Đây cũng là lý do kết quả đánh giá nên thể hiện khoảng cách theo từng năng lực, không chỉ đưa ra một điểm tổng duy nhất. Hai doanh nghiệp cùng đạt 3/5 điểm tổng hợp có thể có cấu trúc thiếu hụt hoàn toàn khác nhau và vì thế cần hai lộ trình công nghệ khác nhau.

Khoảng cách công nghệ cần được đo lại sau khi năng lực thay đổi

Khoảng cách công nghệ không phải một giá trị cố định. Nó thay đổi ở cả hai đầu của phép so sánh.

Năng lực hiện tại thay đổi khi doanh nghiệp đầu tư, tích hợp hệ thống, cải tiến quy trình hoặc nâng kỹ năng nhân sự. Năng lực mục tiêu cũng có thể thay đổi khi chiến lược, sản lượng, yêu cầu khách hàng, mô hình vận hành hoặc mức rủi ro chấp nhận được thay đổi.

Vì vậy, doanh nghiệp nên giữ ổn định bộ tiêu chí và định nghĩa thang điểm trong một chu kỳ đánh giá để có thể so sánh kết quả giữa các thời điểm. Khi mục tiêu thay đổi đáng kể, cần ghi nhận rõ việc thay đổi chuẩn mục tiêu; nếu không, sự tăng hoặc giảm của điểm gap có thể bị hiểu nhầm là do năng lực hiện tại thay đổi.

Một phép đánh giá có giá trị cuối cùng phải trả lời được ba câu hỏi: doanh nghiệp đang ở đâu, cần đạt năng lực nào và chính xác phần năng lực nào đang ngăn doanh nghiệp đi từ trạng thái thứ nhất tới trạng thái thứ hai. Khi ba câu hỏi này được lượng hóa trên cùng bộ tiêu chí, khoảng cách công nghệ mới trở thành cơ sở đủ rõ để thiết kế lộ trình cải tiến và đầu tư.

Khoảng cách công nghệ doanh nghiệp vì vậy không được xác định đơn thuần bằng mức độ hiện đại của thiết bị hoặc số công nghệ doanh nghiệp chưa sở hữu. Nó là chênh lệch có thể đánh giá giữa năng lực công nghệ hiện tại và năng lực mục tiêu gắn với yêu cầu kinh doanh. Quy trình đáng tin cậy là xác lập mục tiêu, đo hiện trạng bằng cùng tiêu chí, lượng hóa phần chênh lệch, xác định nguyên nhân và sau đó mới xếp hạng ưu tiên theo tác động, tính cấp thiết và nguồn lực cần thiết.