Hoạch định công nghệ là gì và gồm những nội dung nào?

Điểm cốt lõi của hoạch định công nghệ là nối ba câu hỏi với nhau: tổ chức cần đạt điều gì, công nghệ hiện tại đáp ứng đến đâu và phải thay đổi như thế nào để thu hẹp khoảng cách đó. Vì vậy, một kế hoạch công nghệ có giá trị phải xuất phát từ nhu cầu thực tế thay vì bắt đầu bằng một sản phẩm hoặc xu hướng công nghệ đang được quan tâm.

Hoạch định công nghệ là gì?

Hoạch định công nghệ có thể hiểu là hoạt động phân tích và ra quyết định nhằm xác định định hướng phát triển, ứng dụng, duy trì, nâng cấp, thay thế hoặc loại bỏ công nghệ để công nghệ hỗ trợ đúng mục tiêu của tổ chức.

Đối tượng được hoạch định không nhất thiết chỉ là máy móc hay phần mềm. Tùy lĩnh vực, nó có thể bao gồm:

·         Hạ tầng và thiết bị

·         Hệ thống phần mềm và nền tảng

·         Công nghệ sản xuất

·         Công nghệ dữ liệu và tự động hóa

·         Quy trình kỹ thuật

·         Năng lực tích hợp giữa các hệ thống

·         Năng lực vận hành, bảo trì và làm chủ công nghệ

·         Nguồn nhân lực kỹ thuật cần thiết để sử dụng công nghệ

Vì vậy, mua một hệ thống mới chưa đồng nghĩa với hoạch định công nghệ. Quyết định mua chỉ là một hành động cụ thể. Hoạch định phải giải thích được vì sao cần công nghệ đó, vấn đề nào nó giải quyết, phương án nào đã được cân nhắc, điều kiện nào cần có và công nghệ sẽ được triển khai vào thời điểm nào.

Hoạch định công nghệ cũng không đồng nhất với dự báo công nghệ. Dự báo tập trung vào khả năng công nghệ sẽ phát triển theo hướng nào trong tương lai; hoạch định sử dụng những thông tin như vậy cùng nhu cầu, nguồn lực và hiện trạng của tổ chức để quyết định nên làm gì.

Hoạch định công nghệ gồm những nội dung nào?

Một cấu trúc hoạch định công nghệ đầy đủ thường đi từ nhu cầu → hiện trạng → khoảng cách → phương án → ưu tiên → lộ trình. Các bước có quan hệ nhân quả với nhau: nếu nhu cầu chưa rõ thì không có cơ sở đánh giá khoảng cách; nếu khoảng cách chưa được xác định thì việc lựa chọn và xếp hạng công nghệ dễ trở thành quyết định theo cảm tính.

Xác định nhu cầu và mục tiêu công nghệ

Điểm xuất phát không phải câu hỏi “nên dùng công nghệ nào?” mà là “tổ chức đang cần giải quyết vấn đề hoặc đạt mục tiêu nào?”.

Nhu cầu có thể xuất phát từ nhiều tình huống như năng suất chưa đạt yêu cầu, hệ thống không còn đáp ứng quy mô hoạt động, chi phí vận hành cao, dữ liệu phân tán, thiết bị sắp hết vòng đời, yêu cầu chất lượng thay đổi hoặc một năng lực mới trở thành điều kiện để thực hiện chiến lược.

Nhu cầu cần được chuyển thành yêu cầu đủ cụ thể để đánh giá. Chẳng hạn, “cần tự động hóa” còn quá rộng; tổ chức cần xác định công đoạn nào cần tự động hóa, hạn chế hiện tại nằm ở đâu và kết quả mong muốn là giảm thời gian, tăng sản lượng, giảm sai lỗi hay cải thiện khả năng kiểm soát.

Nếu bước này bị bỏ qua, tổ chức rất dễ lựa chọn một công nghệ tiên tiến nhưng không xử lý đúng nút thắt thực tế.

Đánh giá hiện trạng công nghệ

Sau khi biết mình cần gì, tổ chức phải xác định năng lực hiện có đang ở đâu. Đây là bước tạo đường cơ sở để so sánh với trạng thái mong muốn.

Đánh giá hiện trạng thường xem xét đồng thời:

·         Công nghệ, thiết bị và hệ thống đang sử dụng

·         Tuổi đời và tình trạng kỹ thuật

·         Công suất và mức sử dụng thực tế

·         Hiệu năng và độ ổn định

·         Khả năng mở rộng

·         Khả năng tích hợp với hệ thống khác

·         Chi phí vận hành và bảo trì

·         Mức phụ thuộc nhà cung cấp

·         Nhân lực có khả năng vận hành và phát triển

·         Các rủi ro về bảo mật, an toàn hoặc gián đoạn

·         Những thành phần đã lỗi thời hoặc sắp hết khả năng hỗ trợ

Không nên đánh giá hiện trạng chỉ bằng câu hỏi công nghệ “cũ hay mới”. Một hệ thống cũ vẫn có thể phù hợp nếu đáp ứng ổn định yêu cầu với chi phí hợp lý; ngược lại, một nền tảng mới vẫn có thể là điểm yếu nếu không tích hợp được với kiến trúc hiện có hoặc vượt quá khả năng vận hành của tổ chức.

Xác định khoảng cách công nghệ

Khoảng cách công nghệ là phần chênh lệch giữa năng lực cần có và năng lực hiện có.

Ví dụ, nếu mục tiêu yêu cầu dữ liệu sản xuất được cập nhật gần thời gian thực nhưng hệ thống hiện tại vẫn tổng hợp thủ công cuối ngày, khoảng cách không đơn thuần là “thiếu phần mềm”. Khoảng cách có thể nằm đồng thời ở khả năng thu thập dữ liệu, kết nối thiết bị, chuẩn hóa dữ liệu, nền tảng xử lý và kỹ năng của nhân sự.

Phân tích khoảng cách giúp tránh một sai lầm phổ biến: nhìn thấy một vấn đề và ngay lập tức quy nó thành nhu cầu mua một công nghệ cụ thể.

Một khoảng cách có thể được xử lý bằng nhiều cách, chẳng hạn:

·         Tối ưu công nghệ hiện tại

·         Nâng cấp một thành phần

·         Tích hợp các hệ thống đang có

·         Phát triển nội bộ

·         Thuê dịch vụ hoặc công nghệ bên ngoài

·         Mua công nghệ mới

·         Thay thế toàn bộ hệ thống

Nhờ đó, hoạch định chuyển từ tư duy “cần mua gì” sang “cần tạo ra năng lực nào và phương án nào phù hợp nhất”.

Xây dựng và đánh giá các phương án công nghệ

Khi khoảng cách đã rõ, tổ chức có thể hình thành các phương án đáp ứng.

Mỗi phương án cần được đánh giá không chỉ trên tính năng mà trên toàn bộ điều kiện để nó tạo ra giá trị. Các tiêu chí thường đáng xem xét gồm:

·         Mức độ đáp ứng yêu cầu

·         Khả năng tương thích với kiến trúc hiện tại

·         Chi phí đầu tư và chi phí vòng đời

·         Thời gian triển khai

·         Khả năng mở rộng

·         Khả năng bảo trì

·         Mức độ trưởng thành của công nghệ

·         Nguồn nhân lực cần thiết

·         Phụ thuộc vào nhà cung cấp

·         Rủi ro kỹ thuật và vận hành

·         Khả năng chuyển đổi hoặc rút lui nếu phương án không còn phù hợp

Không có tiêu chí hay trọng số chung áp dụng cho mọi tổ chức. Một dây chuyền sản xuất liên tục có thể đặt độ ổn định và khả năng bảo trì lên rất cao, trong khi một dự án thử nghiệm có thể ưu tiên tốc độ triển khai và khả năng thay đổi.

Vì vậy, “công nghệ tốt nhất” không phải khái niệm tuyệt đối. Phương án phù hợp là phương án đáp ứng tốt nhất yêu cầu cụ thể trong những giới hạn cụ thể.

Xác định mức độ ưu tiên

Nguồn lực luôn hữu hạn trong khi nhu cầu công nghệ thường nhiều hơn khả năng triển khai đồng thời. Hoạch định vì thế phải trả lời được công nghệ hoặc dự án nào cần thực hiện trước.

Việc ưu tiên có thể dựa trên tổ hợp các yếu tố:

·         Mức độ đóng góp cho mục tiêu

·         Tính cấp thiết của vấn đề

·         Giá trị dự kiến mang lại

·         Rủi ro nếu không triển khai

·         Chi phí và nguồn lực cần thiết

·         Mức độ sẵn sàng của tổ chức

·         Độ phức tạp khi triển khai

·         Quan hệ phụ thuộc với dự án khác

Một dự án có lợi ích lớn chưa chắc phải đứng đầu nếu tổ chức chưa có dữ liệu, hạ tầng hoặc nhân lực để vận hành nó. Ngược lại, một dự án nền tảng có giá trị trực tiếp nhỏ hơn có thể phải làm trước vì nhiều sáng kiến phía sau phụ thuộc vào nó.

Do đó, ưu tiên không chỉ là xếp hạng giá trị, mà còn phải xét tính khả thi và trình tự phụ thuộc.

Xây dựng lộ trình công nghệ

Lộ trình công nghệ chuyển các ưu tiên thành trình tự triển khai theo thời gian.

Một lộ trình có ý nghĩa cần thể hiện ít nhất:

·         Việc gì cần thực hiện

·         Thực hiện theo thứ tự nào

·         Giai đoạn nào bắt đầu và hoàn thành

·         Năng lực hoặc điều kiện nào phải có trước

·         Những dự án nào phụ thuộc lẫn nhau

·         Nguồn lực chính cần chuẩn bị

·         Mốc đánh giá và quyết định tiếp theo

Ví dụ, tổ chức muốn ứng dụng phân tích dữ liệu nâng cao nhưng dữ liệu hiện tại chưa được thu thập và chuẩn hóa đầy đủ. Lộ trình hợp lý có thể phải đặt việc kết nối nguồn dữ liệu, xây dựng kiến trúc dữ liệu và thiết lập cơ chế quản trị trước khi mở rộng sang các ứng dụng phân tích.

Lộ trình vì thế không phải một danh sách mua sắm gắn với năm thực hiện. Nó phải mô tả logic phát triển năng lực công nghệ theo thời gian.

Các nội dung trong hoạch định công nghệ liên kết với nhau như thế nào?

Hoạch định công nghệ có giá trị khi các phần tạo thành một chuỗi quyết định có thể truy nguyên:

Mục tiêu → nhu cầu → hiện trạng → khoảng cách → phương án → ưu tiên → lộ trình.

Nếu một công nghệ được đưa vào lộ trình, tổ chức phải có khả năng truy ngược để biết nó xử lý khoảng cách nào. Khoảng cách đó lại phải xuất phát từ một yêu cầu hoặc mục tiêu xác định.

Quan hệ này giúp loại bỏ các sáng kiến không có lý do đủ mạnh. Chẳng hạn, nếu một đề xuất công nghệ không gắn được với nhu cầu cụ thể hoặc không thu hẹp khoảng cách năng lực nào, đề xuất đó chưa có đủ cơ sở để trở thành ưu tiên đầu tư.

Chuỗi liên kết cũng tạo điều kiện cập nhật kế hoạch. Khi mục tiêu, hiện trạng hoặc điều kiện nguồn lực thay đổi, tổ chức có thể nhận biết những ưu tiên và mốc lộ trình nào cần đánh giá lại thay vì xây dựng toàn bộ kế hoạch từ đầu.

Cần xem xét nguồn lực, rủi ro và điều kiện triển khai ra sao?

Một phương án phù hợp về kỹ thuật vẫn có thể thất bại nếu tổ chức thiếu điều kiện để triển khai. Vì thế hoạch định phải đồng thời kiểm tra khả năng thực thi.

Nguồn lực cần xem xét không chỉ là ngân sách đầu tư ban đầu. Chi phí thực tế còn có thể bao gồm tích hợp, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo, vận hành, bảo trì, nâng cấp, giấy phép và chi phí thay thế trong tương lai.

Năng lực nhân sự cũng là một điều kiện quan trọng. Công nghệ càng phức tạp thì khoảng cách giữa khả năng của hệ thống và khả năng làm chủ của tổ chức càng có thể trở thành rủi ro. Khi chưa đủ năng lực, kế hoạch phải tính đến đào tạo, tuyển dụng, thuê chuyên gia hoặc sử dụng dịch vụ bên ngoài.

Các nhóm rủi ro cần được xem xét tùy trường hợp gồm:

·         Công nghệ không đạt yêu cầu sau khi triển khai

·         Hệ thống mới không tương thích với hạ tầng hiện tại

·         Dự án kéo dài hoặc vượt ngân sách

·         Hoạt động bị gián đoạn trong quá trình chuyển đổi

·         Phụ thuộc quá lớn vào một nhà cung cấp

·         Công nghệ trở nên lỗi thời nhanh hơn dự kiến

·         Không đủ nhân lực vận hành

·         Rủi ro bảo mật, an toàn hoặc tuân thủ

Ý nghĩa của bước này không phải loại bỏ mọi rủi ro. Mục tiêu là biết rủi ro nào có thể chấp nhận, rủi ro nào phải giảm thiểu và điều kiện nào phải hoàn thành trước khi quyết định đầu tư.

Hoạch định công nghệ khác lộ trình công nghệ như thế nào?

Hai khái niệm liên quan chặt chẽ nhưng không đồng nhất.

Hoạch định công nghệ là quá trình rộng hơn. Nó bao gồm nhận diện nhu cầu, đánh giá hiện trạng, xác định khoảng cách, đánh giá phương án, lựa chọn ưu tiên và tổ chức triển khai.

Lộ trình công nghệ là một đầu ra quan trọng của quá trình đó, tập trung thể hiện trình tự phát triển hoặc triển khai công nghệ theo thời gian cùng các mốc và quan hệ phụ thuộc.

Nói cách khác, hoạch định trả lời tại sao cần thay đổi, cần thay đổi cái gì và lựa chọn nào nên được ưu tiên; lộ trình tập trung trả lời những thay đổi đã chọn sẽ diễn ra theo trình tự và thời điểm nào.

Nếu xây lộ trình trước khi thực hiện các phân tích phía trước, tổ chức có thể tạo ra một lịch triển khai rất rõ nhưng lại không chắc những công nghệ trong lịch có thực sự cần thiết hay không.

Khi nào cần cập nhật hoạch định công nghệ?

Hoạch định công nghệ không nên được xem là kế hoạch cố định cho toàn bộ thời hạn đã định. Một lộ trình được xây dựng dựa trên các giả định về nhu cầu, ngân sách, công nghệ, nhân lực và môi trường hoạt động; khi các giả định thay đổi đáng kể, quyết định trước đó cũng cần được xem xét lại.

Các tín hiệu thường khiến kế hoạch cần được rà soát gồm:

·         Mục tiêu hoặc ưu tiên của tổ chức thay đổi

·         Xuất hiện yêu cầu kỹ thuật mới

·         Công nghệ hiện tại không còn đáp ứng nhu cầu

·         Chi phí hoặc tiến độ thực tế khác đáng kể so với dự kiến

·         Một công nghệ mới làm thay đổi phương án khả thi

·         Nhà cung cấp ngừng hỗ trợ sản phẩm

·         Một dự án nền tảng bị chậm khiến các dự án phụ thuộc phải điều chỉnh

·         Rủi ro mới làm thay đổi mức độ ưu tiên

Vì vậy, lộ trình nên có các điểm rà soát thay vì chỉ có ngày bắt đầu và kết thúc. Tại mỗi điểm, tổ chức có thể tiếp tục, điều chỉnh, trì hoãn hoặc dừng một sáng kiến dựa trên dữ liệu mới.

Một bản hoạch định công nghệ tốt cần trả lời được những câu hỏi nào?

Có thể kiểm tra chất lượng của bản hoạch định bằng một nhóm câu hỏi liên kết trực tiếp với quá trình ra quyết định:

1.    Nhu cầu nào đang cần được đáp ứng?

2.    Năng lực công nghệ hiện tại ở mức nào?

3.    Khoảng cách giữa hiện trạng và trạng thái cần đạt là gì?

4.    Có những phương án nào để thu hẹp khoảng cách?

5.    Vì sao một phương án được ưu tiên hơn phương án khác?

6.    Điều kiện, nguồn lực và rủi ro của phương án đã chọn là gì?

7.    Các sáng kiến phải triển khai theo thứ tự nào?

8.    Khi nào cần rà soát lại quyết định?

Nếu một kế hoạch chỉ trả lời “sẽ mua hoặc triển khai công nghệ gì” nhưng không trả lời được các câu hỏi trên, đó chủ yếu là danh mục dự án hoặc kế hoạch mua sắm, chưa phản ánh đầy đủ bản chất của hoạch định công nghệ.

Hoạch định công nghệ về bản chất là quá trình chuyển mục tiêu và nhu cầu thành các quyết định công nghệ có thứ tự ưu tiên và có khả năng thực thi. Điểm bắt đầu là nhu cầu, không phải sản phẩm công nghệ; hiện trạng tạo cơ sở xác định khoảng cách; khoảng cách dẫn đến các phương án; các phương án được đánh giá để hình thành ưu tiên; cuối cùng, những ưu tiên được tổ chức thành lộ trình có nguồn lực, điều kiện và điểm rà soát rõ ràng.

Khi chuỗi logic này được giữ xuyên suốt, tổ chức có cơ sở tốt hơn để tránh đầu tư theo xu hướng, giảm các dự án công nghệ rời rạc và tập trung nguồn lực vào những năng lực thực sự cần thiết.