Các cách phân loại công nghệ doanh nghiệp phổ biến

Chẳng hạn, một hệ thống ERP có thể được xem là công nghệ quản trị theo chức năng, công nghệ cấp toàn doanh nghiệp theo phạm vi và được triển khai trên nền tảng đám mây theo hình thức triển khai. Ba nhãn này không mâu thuẫn vì chúng trả lời ba câu hỏi khác nhau: công nghệ dùng để làm gì, được sử dụng ở đâu trong tổ chức và được vận hành theo cách nào.

Cách tiếp cận đa chiều này hữu ích hơn việc chỉ chia công nghệ theo tên sản phẩm. Nó cho phép doanh nghiệp nhìn rõ vai trò nghiệp vụ, mức độ phụ thuộc giữa các bộ phận và những yêu cầu kỹ thuật đi kèm với từng hệ thống.

Phân loại công nghệ doanh nghiệp theo chức năng

Phân loại theo chức năng tập trung vào câu hỏi: công nghệ hỗ trợ hoạt động nào của doanh nghiệp? Đây thường là cách phân loại trực quan nhất vì liên kết công nghệ với quy trình và mục tiêu sử dụng thực tế.

Một số nhóm chức năng phổ biến gồm:

·         Công nghệ vận hành và xử lý giao dịch: Hỗ trợ các hoạt động diễn ra thường xuyên như tiếp nhận đơn hàng, quản lý sản xuất, kiểm soát kho, thanh toán hoặc xử lý giao dịch

·         Công nghệ quản trị nguồn lực: Kết nối và quản lý các nguồn lực như tài chính, nhân sự, mua hàng, tài sản và chuỗi cung ứng; ERP là ví dụ điển hình

·         Công nghệ khách hàng và thị trường: Phục vụ bán hàng, marketing, dịch vụ khách hàng và quản lý quan hệ khách hàng, chẳng hạn CRM hoặc nền tảng marketing automation

·         Công nghệ dữ liệu và hỗ trợ quyết định: Thu thập, tổng hợp, phân tích và trực quan hóa dữ liệu để hỗ trợ báo cáo, dự báo hoặc ra quyết định

·         Công nghệ cộng tác và quản lý công việc: Hỗ trợ giao tiếp, chia sẻ tài liệu, quản lý dự án, phối hợp nhóm và làm việc từ xa

·         Công nghệ hạ tầng và bảo mật: Cung cấp nền tảng tính toán, lưu trữ, mạng, quản lý định danh, sao lưu và các cơ chế bảo vệ hệ thống

Cơ chế của cách phân loại này là ánh xạ năng lực công nghệ vào chức năng nghiệp vụ. Vì vậy, ranh giới giữa các nhóm không phải lúc nào cũng tuyệt đối. Một nền tảng CRM hiện đại có thể vừa quản lý khách hàng, vừa cung cấp phân tích dữ liệu và tự động hóa quy trình bán hàng.

Điều quan trọng là xác định chức năng chính mà doanh nghiệp kỳ vọng hệ thống thực hiện thay vì cố ép một sản phẩm đa chức năng vào duy nhất một nhóm. Khi một nền tảng đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng, doanh nghiệp có thể ghi nhận một chức năng chính và các chức năng hỗ trợ.

Cách phân loại theo chức năng đặc biệt hữu ích khi lập bản đồ hệ thống ứng dụng, xác định công nghệ đang hỗ trợ quy trình nào hoặc phát hiện nhiều công cụ khác nhau đang thực hiện cùng một nhiệm vụ.

Phân loại theo phạm vi sử dụng trong doanh nghiệp

Nếu phân loại theo chức năng trả lời “công nghệ làm gì”, phân loại theo phạm vi cho biết công nghệ phục vụ bao nhiêu người, bao nhiêu đơn vị và vượt qua những ranh giới tổ chức nào.

Ở phạm vi nhỏ nhất là công nghệ phục vụ cá nhân hoặc một nhóm làm việc. Công cụ quản lý nhiệm vụ, ứng dụng ghi chú chuyên môn hoặc một phần mềm được sử dụng riêng trong một nhóm dự án có thể nằm ở cấp này. Tác động của hệ thống thường tương đối cục bộ và việc thay đổi công cụ ít ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp.

Một mức rộng hơn là công nghệ cấp phòng ban hoặc chức năng. Ví dụ, bộ phận nhân sự có thể sử dụng hệ thống quản lý tuyển dụng, trong khi bộ phận marketing vận hành một nền tảng chuyên biệt cho chiến dịch. Công nghệ đã trở thành một phần của quy trình chính thức nhưng chưa nhất thiết được dùng trực tiếp bởi các đơn vị khác.

Công nghệ cấp toàn doanh nghiệp có phạm vi lớn hơn vì dữ liệu, quy trình hoặc quyền truy cập liên quan đến nhiều bộ phận. ERP, hệ thống quản lý danh tính tập trung hoặc nền tảng dữ liệu doanh nghiệp thường thuộc nhóm này. Việc thay đổi một hệ thống như vậy có thể kéo theo thay đổi về tích hợp, quy trình, quản trị dữ liệu và đào tạo trên quy mô lớn.

Ở phạm vi rộng hơn nữa là công nghệ liên tổ chức. Hệ thống có thể kết nối doanh nghiệp với nhà cung cấp, khách hàng, đối tác logistics hoặc thành viên khác trong chuỗi giá trị. Cổng thông tin nhà cung cấp, nền tảng trao đổi dữ liệu hoặc hệ thống phối hợp chuỗi cung ứng là những trường hợp điển hình.

Phạm vi càng rộng thì yêu cầu quản trị thường càng phức tạp. Một công cụ của một nhóm nhỏ có thể được thay thế tương đối độc lập, nhưng hệ thống toàn doanh nghiệp hoặc liên doanh nghiệp thường phải xem xét thêm khả năng tích hợp, quyền truy cập, tính nhất quán dữ liệu, khả năng mở rộng và ảnh hưởng đến nhiều quy trình.

Tuy nhiên, phạm vi sử dụng không đồng nghĩa với tầm quan trọng. Một ứng dụng chỉ phục vụ một bộ phận vẫn có thể cực kỳ quan trọng nếu nó hỗ trợ một quy trình chuyên môn cốt lõi.

Phân loại theo hình thức triển khai

Hình thức triển khai mô tả hạ tầng mà công nghệ chạy trên đó và cách tài nguyên công nghệ được cung cấp, quản lý hoặc phân phối. Đây là một trục khác với chức năng nghiệp vụ.

Với mô hình on-premises, phần mềm và hạ tầng chủ yếu được triển khai trên môi trường do doanh nghiệp kiểm soát trực tiếp. Doanh nghiệp thường chịu trách nhiệm lớn hơn đối với máy chủ, hệ điều hành, cập nhật, dung lượng, sao lưu và nhiều hoạt động vận hành khác.

Ở mô hình đám mây, tài nguyên tính toán được cung cấp qua hạ tầng cloud. NIST SP 800-145 phân biệt bốn mô hình triển khai cloud gồm private cloud, community cloud, public cloud và hybrid cloud. Cách phân loại này mô tả môi trường triển khai, không mô tả chức năng nghiệp vụ của ứng dụng.

Private cloud dành cho một tổ chức cụ thể; public cloud được cung cấp cho nhiều khách hàng trên hạ tầng của nhà cung cấp; community cloud phục vụ một cộng đồng tổ chức có những yêu cầu chung; còn hybrid cloud kết hợp từ hai môi trường cloud khác nhau trở lên và duy trì khả năng kết nối giữa chúng.

Trong thực tế doanh nghiệp, thuật ngữ hybrid còn thường được dùng rộng hơn để nói đến kiến trúc kết hợp tài nguyên tại chỗ với dịch vụ cloud. Vì vậy, khi phân loại cần xác định rõ doanh nghiệp đang dùng thuật ngữ theo định nghĩa kỹ thuật cụ thể hay theo cách gọi kiến trúc thông dụng.

Một số hệ thống còn được triển khai theo mô hình edge computing, trong đó một phần xử lý được đưa đến gần nơi phát sinh dữ liệu, chẳng hạn nhà máy, cửa hàng hoặc thiết bị IoT. Edge không nhất thiết thay thế cloud hoặc hệ thống trung tâm; chúng có thể hoạt động cùng nhau khi doanh nghiệp cần xử lý cục bộ để giảm độ trễ, duy trì hoạt động khi kết nối không ổn định hoặc giảm lượng dữ liệu phải truyền về trung tâm.

Không có hình thức triển khai nào mặc nhiên tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Lựa chọn phụ thuộc vào yêu cầu kiểm soát, khả năng tích hợp, độ trễ, quy định dữ liệu, năng lực vận hành, khả năng mở rộng và cấu trúc chi phí. Vì vậy, hình thức triển khai nên được xem là một thuộc tính kiến trúc của công nghệ chứ không phải thước đo chất lượng của công nghệ đó.

Một công nghệ có thể thuộc nhiều nhóm cùng lúc

Ba cách phân loại trên là ba chiều độc lập và có thể kết hợp thành một mô tả hoàn chỉnh.

Giả sử doanh nghiệp sử dụng một hệ thống CRM dạng SaaS cho toàn bộ bộ phận bán hàng ở nhiều chi nhánh. Theo chức năng, đây chủ yếu là công nghệ quản lý khách hàng và bán hàng. Theo phạm vi, hệ thống có thể ở cấp phòng ban hoặc cấp doanh nghiệp tùy mức độ sử dụng và tích hợp. Theo triển khai, ứng dụng được cung cấp trên cloud.

Một hệ thống quản lý sản xuất đặt tại nhà máy có thể được phân loại là công nghệ vận hành theo chức năng, công nghệ cấp đơn vị hoặc toàn doanh nghiệp theo phạm vi, đồng thời sử dụng kết hợp hạ tầng tại chỗ và edge theo kiến trúc triển khai.

Do đó, cách mô tả rõ ràng thường có dạng:

[Chức năng] [Phạm vi] [Hình thức triển khai]

Mô hình này giúp tránh việc so sánh những khái niệm vốn nằm trên các trục khác nhau. “CRM”, “cloud” và “công nghệ cấp doanh nghiệp” không phải ba loại cạnh tranh với nhau: CRM cho biết mục đích nghiệp vụ, cloud phản ánh cách triển khai, còn cấp doanh nghiệp mô tả phạm vi sử dụng.

Những điểm dễ nhầm khi phân loại công nghệ doanh nghiệp

Sai lệch phổ biến nhất là coi mọi cách gọi công nghệ như các nhóm cùng cấp. Trên thực tế, “ERP”, “AI”, “SaaS”, “cloud”, “hệ thống phòng ban” hay “nền tảng dữ liệu” có thể mô tả những thuộc tính rất khác nhau.

ERP chủ yếu mô tả một nhóm hệ thống theo chức năng và phạm vi tích hợp nghiệp vụ. SaaS là mô hình cung cấp phần mềm. Public cloud hoặc private cloud liên quan đến môi trường triển khai. AI lại mô tả một nhóm công nghệ hoặc năng lực kỹ thuật có thể được nhúng vào nhiều hệ thống khác nhau.

Một điểm khác cần lưu ý là sản phẩm không đồng nhất với chức năng. Một nền tảng duy nhất ngày càng có thể tích hợp quản trị quy trình, phân tích, tự động hóa, AI và cộng tác. Ngược lại, một chức năng nghiệp vụ có thể được thực hiện bởi nhiều sản phẩm khác nhau.

Vì vậy, khi xây dựng danh mục công nghệ, doanh nghiệp nên xác định trước tiêu chí phân loại. Nếu mục tiêu là phát hiện các ứng dụng trùng chức năng, nên ưu tiên trục chức năng. Nếu cần đánh giá mức độ phụ thuộc và ảnh hưởng khi thay đổi hệ thống, phạm vi sử dụng quan trọng hơn. Khi xem xét kiến trúc, khả năng vận hành hoặc chiến lược hạ tầng, hình thức triển khai trở thành tiêu chí chính.

Cách phân loại chỉ có giá trị khi những hệ thống được đặt trên cùng một trục so sánh. Trộn chức năng, phạm vi và hình thức triển khai vào một danh sách duy nhất sẽ tạo ra các nhóm chồng lấn và khó sử dụng cho quản trị công nghệ.

Phân loại công nghệ doanh nghiệp không có nghĩa là tìm một nhãn duy nhất cho mỗi hệ thống. Cách tiếp cận thực tế hơn là xem công nghệ qua nhiều chiều: chức năng cho biết công nghệ hỗ trợ hoạt động nào, phạm vi cho biết nó tác động đến phần nào của tổ chức và hình thức triển khai cho biết hệ thống được cung cấp hoặc vận hành trên kiến trúc nào.

Kết hợp ba trục này giúp doanh nghiệp mô tả công nghệ nhất quán hơn, nhận biết các hệ thống chồng lấn chức năng và hiểu rõ hơn những phụ thuộc về tổ chức cũng như hạ tầng. Quan trọng nhất, các tiêu chí phải được giữ tách biệt: một hệ thống có thể thuộc nhiều nhóm khác nhau miễn là mỗi nhóm đang mô tả một khía cạnh khác nhau của cùng công nghệ.