Tổng chi phí sở hữu công nghệ là gì và gồm những khoản nào?

Vì vậy, để biết một công nghệ thực sự tiêu tốn bao nhiêu nguồn lực, cần cộng cả những khoản xuất hiện trước khi đưa vào sử dụng, trong thời gian vận hành và khi hệ thống phải thay đổi, nâng cấp hoặc được thay thế.

Tổng chi phí sở hữu công nghệ là gì?

Tổng chi phí sở hữu công nghệ, thường được gọi là Total Cost of Ownership – TCO, là tổng giá trị các chi phí cần thiết để sở hữu và sử dụng một công nghệ trong một khoảng thời gian xác định.

TCO không đồng nghĩa với giá mua. Giá mua chỉ là một thành phần của tổng chi phí.

Có thể biểu diễn khái niệm này theo công thức tổng quát:

TCO = Chi phí mua Chi phí triển khai Chi phí vận hành Chi phí bảo trì Chi phí thay đổi

Trong thực tế, từng nhóm có thể được chia nhỏ hơn tùy loại công nghệ. Một doanh nghiệp mua máy chủ sẽ có cơ cấu chi phí khác với doanh nghiệp thuê phần mềm SaaS, sử dụng dịch vụ đám mây hoặc triển khai một hệ thống ERP. Điểm chung là các khoản chi phải được nhìn theo cùng một khoảng thời gian và cùng phạm vi sử dụng.

Ví dụ, phần mềm có giá mua 300 triệu đồng chưa thể được xem là khoản đầu tư 300 triệu đồng nếu doanh nghiệp còn phải chi 150 triệu đồng để triển khai, 200 triệu đồng mỗi năm để vận hành và thêm ngân sách cho hỗ trợ, nâng cấp hoặc tích hợp.

TCO vì thế trả lời câu hỏi rộng hơn: để công nghệ này thực sự hoạt động và tiếp tục đáp ứng nhu cầu trong suốt vòng đời dự kiến, tổ chức phải bỏ ra tổng cộng bao nhiêu nguồn lực?

Tổng chi phí sở hữu công nghệ gồm những khoản nào?

Một khung TCO thực dụng có thể chia chi phí thành năm nhóm chính: mua, triển khai, vận hành, bảo trì và thay đổi. Cách phân nhóm có thể khác giữa các tổ chức, nhưng điều quan trọng là không bỏ sót khoản chi thực tế và không tính cùng một khoản hai lần.

Chi phí mua công nghệ

Đây là khoản dễ nhận thấy nhất vì thường xuất hiện ngay khi đầu tư.

Chi phí mua có thể bao gồm:

·         Giá thiết bị phần cứng

·         Phí mua hoặc cấp phép phần mềm

·         Phí thuê bao ban đầu

·         Chi phí bản quyền

·         Phụ kiện và thiết bị đi kèm

·         Các giấy phép hoặc thành phần bắt buộc để hệ thống hoạt động

Với phần mềm dạng thuê bao, chi phí không nhất thiết phát sinh một lần. Nếu doanh nghiệp trả phí theo người dùng, dung lượng hoặc thời gian sử dụng, phần chi phí tương ứng với toàn bộ kỳ phân tích TCO cần được tính vào mô hình.

Ví dụ, một dịch vụ có giá 20 triệu đồng mỗi tháng tương đương 720 triệu đồng phí thuê bao trong ba năm nếu mức giá và phạm vi sử dụng không thay đổi:

20 triệu × 36 tháng = 720 triệu đồng

Chỉ so sánh mức phí 20 triệu đồng/tháng với giá mua một hệ thống khác sẽ không phản ánh đúng tổng nghĩa vụ chi phí.

Chi phí triển khai

Công nghệ đã được mua chưa có nghĩa là đã sẵn sàng tạo giá trị. Khoảng cách từ lúc ký hợp đồng hoặc nhận thiết bị đến lúc người dùng có thể sử dụng ổn định thường tạo ra một nhóm chi phí đáng kể.

Chi phí triển khai có thể gồm:

·         Cài đặt và cấu hình

·         Thiết kế kiến trúc

·         Tích hợp với hệ thống hiện có

·         Chuyển đổi và làm sạch dữ liệu

·         Kiểm thử

·         Tùy chỉnh phần mềm

·         Đào tạo người dùng

·         Thuê chuyên gia hoặc đối tác triển khai

·         Thời gian làm việc của đội ngũ nội bộ dành cho dự án

Chi phí nhân sự nội bộ thường dễ bị bỏ qua vì doanh nghiệp không nhận được một hóa đơn riêng. Tuy nhiên, nếu nhân viên phải dành hàng trăm giờ cho phân tích yêu cầu, kiểm thử, nhập dữ liệu hoặc đào tạo, nguồn lực đó vẫn là một phần của chi phí sở hữu.

TCO cần ghi nhận chi phí triển khai theo nguồn lực thực tế được sử dụng, thay vì chỉ cộng những khoản phải thanh toán cho nhà cung cấp.

Chi phí vận hành

Sau khi hệ thống đi vào hoạt động, chi phí tiếp tục phát sinh trong suốt thời gian sử dụng.

Tùy mô hình công nghệ, chi phí vận hành có thể gồm:

·         Điện năng và hạ tầng

·         Lưu trữ dữ liệu

·         Băng thông mạng

·         Tài nguyên điện toán

·         Phí thuê bao định kỳ

·         Nhân sự quản trị hệ thống

·         Giám sát và sao lưu

·         Vận hành bảo mật

·         Hỗ trợ người dùng

·         Phí dịch vụ của bên thứ ba

Đây là lý do một công nghệ có giá đầu tư ban đầu thấp chưa chắc có TCO thấp. Nếu hệ thống cần nhiều nhân sự quản trị hoặc lượng tài nguyên tiêu thụ tăng mạnh theo quy mô sử dụng, chi phí tích lũy trong vài năm có thể lớn hơn nhiều so với khoản mua ban đầu.

Với những dịch vụ tính phí theo mức sử dụng, TCO cũng không nên được tính chỉ từ hóa đơn của một tháng. Cần xác định mức sử dụng dự kiến trong toàn bộ kỳ phân tích, đồng thời xem xét khả năng số người dùng, dữ liệu hoặc khối lượng xử lý tăng lên.

Chi phí bảo trì

Bảo trì nhằm giữ cho công nghệ hoạt động ổn định và tiếp tục đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật trong quá trình sử dụng.

Nhóm này có thể bao gồm:

·         Hợp đồng bảo trì

·         Gia hạn hỗ trợ kỹ thuật

·         Vá lỗi và cập nhật

·         Thay thế linh kiện

·         Khắc phục sự cố

·         Theo dõi hiệu năng

·         Bảo trì cơ sở dữ liệu

·         Kiểm tra và xử lý vấn đề bảo mật

·         Nhân lực dành cho hoạt động bảo trì

Ranh giới giữa vận hành và bảo trì đôi khi không hoàn toàn tách biệt. Chẳng hạn, nhân sự quản trị thường xuyên có thể được xếp vào vận hành, trong khi thời gian xử lý lỗi hoặc nâng cấp phiên bản được xếp vào bảo trì.

Không nhất thiết mọi doanh nghiệp phải dùng cùng một cách phân loại. Điều cần giữ nhất quán là một khoản chi chỉ xuất hiện một lần trong phép tính TCO.

Chi phí thay đổi

Công nghệ hiếm khi giữ nguyên trạng thái trong toàn bộ vòng đời. Quy mô doanh nghiệp thay đổi, yêu cầu nghiệp vụ thay đổi, phiên bản phần mềm cũ đi, dữ liệu tăng lên hoặc hệ thống mới cần được kết nối.

Những thay đổi đó tạo ra chi phí như:

·         Nâng cấp phiên bản

·         Mở rộng số lượng người dùng

·         Tăng dung lượng hoặc tài nguyên

·         Phát triển thêm chức năng

·         Tích hợp hệ thống mới

·         Chuyển dữ liệu

·         Di chuyển sang nền tảng khác

·         Đào tạo lại người dùng

·         Thay đổi quy trình vận hành

·         Tháo bỏ hoặc ngừng sử dụng hệ thống cũ

·         Chuyển đổi sang công nghệ thay thế

Khoản này đặc biệt quan trọng vì nó phản ánh chi phí của việc thích nghi. Một giải pháp có thể hoạt động tốt ở quy mô hiện tại nhưng trở nên tốn kém khi phải mở rộng hoặc thay đổi.

Nếu chỉ tính mua, triển khai và chi phí vận hành ở trạng thái ban đầu, mô hình TCO có thể đánh giá thấp công nghệ có chi phí chuyển đổi hoặc nâng cấp lớn.

Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp trong TCO

Năm nhóm trên mô tả chi phí theo giai đoạn và chức năng. Đồng thời, mỗi khoản còn có thể được nhìn theo một chiều khác: trực tiếp hoặc gián tiếp.

Chi phí trực tiếp là những khoản tương đối dễ quan sát và ghi nhận, chẳng hạn hóa đơn mua thiết bị, phí bản quyền, hợp đồng triển khai, phí thuê dịch vụ hoặc chi phí bảo trì.

Chi phí gián tiếp thường khó nhìn thấy hơn nhưng vẫn tiêu tốn nguồn lực. Ví dụ:

·         Thời gian nhân viên tham gia triển khai

·         Thời gian người dùng học hệ thống mới

·         Thời gian bộ phận IT xử lý sự cố

·         Gián đoạn công việc khi chuyển đổi

·         Năng suất giảm trong giai đoạn làm quen

·         Nguồn lực quản lý nhà cung cấp

·         Công việc thủ công phát sinh do hạn chế của hệ thống

Không phải mọi tác động đều có thể chuyển thành một con số chính xác. Khi chưa có dữ liệu đáng tin cậy, không nên gán tùy tiện một giá trị tiền tệ chỉ để làm mô hình trông đầy đủ.

Cách an toàn hơn là tách những khoản có thể đo trực tiếp khỏi các tác động cần ước tính, ghi rõ giả định và sử dụng cùng một phương pháp khi so sánh nhiều phương án.

Giá mua và tổng chi phí sở hữu khác nhau như thế nào?

Giá mua trả lời: cần chi bao nhiêu để có được công nghệ?

TCO trả lời: cần chi bao nhiêu để sở hữu, triển khai, sử dụng, duy trì và thay đổi công nghệ trong một khoảng thời gian?

Giả sử doanh nghiệp xem xét một hệ thống với các chi phí trong ba năm như sau:

Trong trường hợp này, giá mua chỉ chiếm khoảng 29% tổng chi phí giả định:

500 triệu / 1,7 tỷ ≈ 29%

Con số này không phải benchmark chung cho ngành công nghệ; nó chỉ minh họa cơ chế của TCO. Cơ cấu thực tế phụ thuộc loại hệ thống, thời gian sử dụng, quy mô, mô hình cấp phép và lượng nguồn lực nội bộ cần thiết.

Điểm quan trọng là một phương án có giá mua 400 triệu đồng chưa chắc rẻ hơn phương án giá 500 triệu đồng. Nếu phương án thứ nhất cần thêm 300 triệu đồng để tích hợp hoặc nhiều nhân lực vận hành hơn, kết quả TCO có thể đảo ngược.

Cách tính tổng chi phí sở hữu công nghệ

TCO chỉ có ý nghĩa khi phạm vi tính toán được xác định rõ. Nếu một phương án được tính trong ba năm còn phương án khác được tính trong năm năm, hoặc một bên có tính nhân sự nội bộ còn bên kia không tính, kết quả so sánh sẽ sai lệch.

Một quy trình tính cơ bản gồm bốn bước.

Xác định thời gian sở hữu

Trước hết cần chọn kỳ phân tích, chẳng hạn ba năm hoặc năm năm.

Khoảng thời gian nên phản ánh vòng đời dự kiến hoặc ít nhất là giai đoạn mà doanh nghiệp muốn đánh giá. Những chi phí phát sinh định kỳ phải được quy đổi về cùng khoảng thời gian này.

Liệt kê các nguồn phát sinh chi phí

Tiếp theo, rà soát từng giai đoạn:

Mua → Triển khai → Vận hành → Bảo trì → Thay đổi

Mỗi khoản nên gắn với một nguồn dữ liệu có thể kiểm tra, chẳng hạn hợp đồng, báo giá, hóa đơn, bảng lương, timesheet, số liệu sử dụng tài nguyên hoặc kế hoạch nâng cấp.

Cách làm này giảm nguy cơ chỉ ước tính những khoản dễ nhìn thấy và bỏ qua nguồn lực nội bộ.

Quy đổi về cùng đơn vị

Các khoản trả một lần và trả định kỳ cần được đưa về cùng đơn vị tính.

Ví dụ, một dịch vụ có:

·         Phí triển khai: 120 triệu đồng

·         Phí thuê: 30 triệu đồng/tháng

·         Bảo trì bổ sung: 40 triệu đồng/năm

·         Nâng cấp dự kiến sau hai năm: 100 triệu đồng

Nếu tính trong ba năm:

TCO = 120 (30 × 36) (40 × 3) 100 = 1,42 tỷ đồng

Đây vẫn chỉ là TCO của những khoản đã được đưa vào mô hình. Nếu còn chi phí nhân sự, tích hợp, đào tạo hoặc chuyển đổi mà chưa tính, kết quả chưa phản ánh đầy đủ tổng chi phí sở hữu.

Kiểm tra giả định và tránh tính trùng

Một khoản chi có thể được gọi bằng nhiều tên trong các bộ phận khác nhau. Ví dụ, phí hỗ trợ kỹ thuật có thể đã nằm trong hợp đồng thuê bao nhưng lại được đưa thêm vào mục bảo trì.

Trước khi chốt TCO cần kiểm tra:

·         Chi phí nào đã nằm trong giá mua hoặc thuê bao

·         Chi phí nào phát sinh riêng

·         Chi phí nhân sự nào thực sự dành cho hệ thống

·         Khoản nào được phân bổ cho nhiều hệ thống

·         Giả định về số người dùng hoặc mức sử dụng có hợp lý hay không

·         Khoản nâng cấp nào chắc chắn và khoản nào chỉ là kịch bản dự phòng

TCO càng minh bạch về giả định thì càng hữu ích cho việc đánh giá.

TCO thay đổi theo mô hình công nghệ

Không có một cơ cấu chi phí duy nhất áp dụng giống nhau cho mọi công nghệ.

Với hạ tầng tự sở hữu, doanh nghiệp thường chịu nhiều chi phí đầu tư ban đầu như máy chủ, thiết bị mạng, lưu trữ và triển khai. Sau đó còn có điện, không gian, nhân sự, bảo trì và thay thế phần cứng.

Với dịch vụ đám mây, đầu tư phần cứng có thể giảm nhưng chi phí vận hành phụ thuộc nhiều hơn vào mức tiêu thụ tài nguyên, lưu trữ, truyền dữ liệu và cấu hình dịch vụ.

Với phần mềm SaaS, nhiều khoản hạ tầng và bảo trì kỹ thuật được gộp vào phí thuê bao. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể chịu chi phí tích hợp, quản trị người dùng, đào tạo, tùy chỉnh quy trình, dữ liệu và chuyển đổi nền tảng.

Vì vậy, TCO không nên được xây dựng từ một danh sách chi phí cố định rồi áp dụng máy móc. Năm nhóm mua, triển khai, vận hành, bảo trì và thay đổi là khung kiểm tra; các dòng chi phí cụ thể phải phản ánh cách công nghệ thực sự được sử dụng.

Những khoản dễ bị bỏ sót khi tính TCO

Sai lệch TCO thường không đến từ phép cộng mà từ việc thiếu dữ liệu đầu vào.

Một số khoản dễ bị bỏ qua gồm:

·         Thời gian của đội ngũ nội bộ trong giai đoạn triển khai

·         Đào tạo người dùng mới sau thời điểm go-live

·         Quản trị tài khoản và phân quyền

·         Tích hợp bổ sung khi hệ thống khác thay đổi

·         Tăng chi phí theo số người dùng hoặc dung lượng

·         Công việc xử lý sự cố

·         Thay đổi quy trình để phù hợp với công nghệ

·         Chi phí di chuyển dữ liệu khi thay thế hệ thống

·         Công sức vận hành song song hệ thống cũ và mới trong thời gian chuyển đổi

Các khoản này không nhất thiết phát sinh ở mọi dự án. Chúng cần được đưa vào TCO khi thực sự thuộc phạm vi sở hữu và có khả năng tiêu tốn nguồn lực trong kỳ phân tích.

Ngược lại, không nên cộng mọi rủi ro giả định vào TCO như thể chắc chắn sẽ xảy ra. Chi phí chắc chắn, chi phí dự kiến và kịch bản rủi ro nên được phân biệt để người đọc kết quả biết con số nào là cơ sở và con số nào phụ thuộc giả định.

TCO có ý nghĩa gì khi đánh giá một khoản đầu tư công nghệ?

Giá mua cho biết mức chi tại điểm bắt đầu; TCO cho thấy gánh nặng nguồn lực trong cả vòng đời.

Nhờ đó, hai phương án có cấu trúc giá hoàn toàn khác nhau vẫn có thể được đặt trên cùng một cơ sở so sánh. Một giải pháp đắt hơn lúc mua nhưng triển khai đơn giản và ít cần nhân sự vận hành có thể có TCO thấp hơn một giải pháp có giá khởi điểm rẻ.

TCO cũng giúp nhìn rõ khoản chi sẽ xuất hiện ở thời điểm nào. Điều này hữu ích vì một phương án có tổng chi phí tương đương phương án khác nhưng phân bổ ngân sách rất khác giữa năm đầu và các năm tiếp theo.

Tuy nhiên, TCO chỉ đo chi phí sở hữu. Nó không tự trả lời công nghệ nào tạo ra nhiều doanh thu hơn, tăng năng suất tốt hơn hoặc mang lại lợi ích kinh doanh lớn hơn. Muốn đánh giá hiệu quả đầu tư đầy đủ, TCO cần được đặt cạnh giá trị và lợi ích dự kiến của từng phương án.

Tổng chi phí sở hữu công nghệ là cách nhìn toàn bộ chi phí phát sinh từ khi công nghệ được mua cho đến khi được vận hành, bảo trì, thay đổi và cuối cùng thay thế hoặc ngừng sử dụng. Giá mua vì thế chỉ là điểm bắt đầu.

Một phép tính TCO đáng tin cậy cần xác định cùng một kỳ phân tích, ghi nhận cả chi phí trực tiếp lẫn nguồn lực nội bộ, sử dụng dữ liệu từ hợp đồng và vận hành thực tế, đồng thời tránh tính trùng. Với khung mua – triển khai – vận hành – bảo trì – thay đổi, doanh nghiệp có thể thấy rõ hơn công nghệ thực sự tiêu tốn bao nhiêu trong suốt vòng đời thay vì đánh giá khoản đầu tư chỉ qua mức giá ban đầu.